Transition & stratégie digitale des entreprises | Ecosystème numérique | Accompagnement créateur d’entreprises et startup
Vosges | Lorraine | Alsace | Grand Est
Marc CORNET 2020. Reproduction interdite. Avril 2020.
Partagez cette publication
Télétravail : quelques outils pour assurer à la maison !
COVID-19 oblige, bon nombre de salariés sont confinés à la maison et font face aux exigences du télétravail. Malheureusement, pas tous en ont les moyens matériels ou les ressources. (Re)découvrons ensemble quelques outils simples d’accès, gratuits pour la plupart, mais tous efficace.
Cette liste n’est évidemment pas exhaustive, mais couvrira les besoins en échanges d’informations, discussions, organisation générale ou encore partages de documents.
Version web et desktop. Gratuit (sous conditions)
Trello est un planificateur de tâches gérable en équipes. Pour faire simple, vous créer des équipes à votre convenance en leurs affectant une couleur par exemple pour les distinguer. Chacun des membres de l’équipe se verra affecter des tâches avec mention des détails et les deadlines attachées à chacune des tâches. Sans parler de gestion de projets, il est idéal par exemple pour un responsable d’équipe ou un tuteur de stage pour organiser les activités des collaborateurs.
Mise en oeuvre : Simple est rapide. Existe en version desktop ou web pour un accès aisé et permanent.
Expérience utilisateur : ludique par glisser/déplacer, l’interface est sobre mais paramétrable à souhait. Simplicité = efficacité.
Mise en oeuvre : Simple est rapide. Existe en version desktop ou web pour un accès aisé et permanent.
Expérience utilisateur : ludique par glisser/déplacer, l’interface est sobre mais paramétrable à souhait. Simplicité = efficacité.
Version web et desktop. Gratuit (sous conditions)
Slack est un système de messagerie et de travail collaboratif assez complet.
Comment ? Vous créez des canaux de discussions (salons) dans lesquels vous invitez les participants de votre choix. Vous pouvez ainsi hiérarchiser vos canaux en fonction des strates de l’entreprise (direction, commerciaux, techniciens, …) La visio-conférence fait partie de l’offre de base (limitée à 2 membres en simultané si offre gratuite). Les pièces jointes sont de la partie également, tout comme le transfert de liens hypertextes. Slack peut se connecter aux applications que vous utilisez tous les jours : Outlook, GoogleDrive, Dropbox, Gmail, … et ainsi centraliser une grande partie de vos activités. Important, le chiffrement est disponible !
Mise en oeuvre : simple d’installation, il est aisé de créer ses premiers canaux et de communiquer rapidment ensemble. La procédure d’invitation est simple et les échanges de fichiers également.. Pour les paramétrages plus fins, un temps d’adaptation pourra être nécessaire.
Expérience utilisateur : Dans le cas de canaux nombreux et d’applications jointes en nombre, un temps d’adaptation sera nécessaire. Très efficace à terme il répondra à un très grand nombre de besoins. Attention toutefois aux collaborateurs qui ont une faible appétence sur les outils digitaux. Accompagnement nécessaire…
Expérience utilisateur : Dans le cas de canaux nombreux et d’applications jointes en nombre, un temps d’adaptation sera nécessaire. Très efficace à terme il répondra à un très grand nombre de besoins. Attention toutefois aux collaborateurs qui ont une faible appétence sur les outils digitaux. Accompagnement nécessaire…
BITWARDEN
Version web, mobile et desktop. Gratuit
Bitwarden est un gestionnaire de mots de passe. En version desktop ou web, il s’intègre comme ”pluggins” dans votre navigateur web..
Le gros avantage de Bitwarden est qu’il intègre la synchronisation des mots de passe/appareils . Comme beaucoup de coffres-forts numériques, il est possible d’y mettre ses mots de passe, des notes et documents, ces moyens de paiements, pièces d’identités numérisées, … Très utile face au besoin de sécurité grandissant. N’oubliez pas qu’utiliser le même mot de passe pour divers services est à proscrire. Bitwarden se chargera de vous le rappeler et vous proposera des mots de passe aléatoires très sécurisés. Un mot de passe ”maître” vous est demandé afin d’accéder à votre coffre fort. La version web synchronise tout et vous donne par conséquent accès aux données par votre compte Bitwarden sur le web. Très utile si vous perdez (ou vol) vos papiers et moyens de paiement à l’étranger.
Mise en oeuvre : Simple d’installation, n’oubliez pas de l’intégrer à tous vos appareils (PC, mobile, tablette, …). Inscrivez vos identifiants ”maîtres” et le tour est joué. Un nouveau service souscrit avec un nouveau mot de passe ? Bitwarden le détecte et vous propose automatiquement de le sauvegarder.
Expérience utilisateur : rien à dire de ce côté là. Simple d’utilisation, seul son interface est un peu vieillotte et mériterait une petite refonte pour améliorer l’expérience utilisateur.
Expérience utilisateur : rien à dire de ce côté là. Simple d’utilisation, seul son interface est un peu vieillotte et mériterait une petite refonte pour améliorer l’expérience utilisateur.
F.A.Q – Base de connaissance.
Version web, mobile et desktop… Gratuit (ou presque)
La base de connaissances est une façon très simple et efficace de transmettre des informations à des collaborateurs (ou autres) en éliminant les contacts humains de premiers niveaux. Lorsque l’information attendue est jugée trop pointue ou spécifique, le collaborateur ”humain” prendra le relai. Elle est basée sur une bonne connaissance des problématiques de base de l’entreprise et des questions que tous se posent au quotidien mais qui ne nécessiteraient pas de réunions ou de discussions approfondies et inutiles. Classée par thématiques cette base de données permettra à celui qui la consulte de trouver l’information rapidement. Concrètement, c’est apporter des informations utiles à un nouveau collaborateur de l’entreprise, c’est proposer de manière structurée des procédures à mettre en place ou des tutoriels à consulter. Faire une demande de congés ? quel formulaire ? adressé à quelle personne ? Une checklist de la prise de poste ? …
L’avantage d’une base de connaissance est qu’elle est évolutive. Ses administrateurs auront le loisir (et le devoirs) de l’alimenter et de la mettre à jour.
Mise en oeuvre : Pas toujours très simple puisque nécessite une réflexion approfondie sur ce dont a besoin l’écosystème dans lequel vous travaillez. Pas d’outils particulier à mettre en place, installation aisée sur les plateformes web déjà existantes de l’entreprise.
Expérience utilisateur : Toujours agréable et fluide dans la mesure où cette ”FAQ” est correctement construite et que son arborescence est pertinente : thématiques, mots clés, …
BLOG interne
Version web et mobile… Gratuit (ou presque)
Pour faire simple, voyez le blog comme un site internet en plus simple. L’idée et de proposer des contenus (photos, articles rédigés, informations diverses, procédures, nouvelles embauches, événements, …) de manière simple et rapide. L’ensemble disponible en recherchant par thématiques, dates de parution ou encore mots clés. C’est un excellent moyen de garder le contact entre collaborateurs en complément ou en remplacement de la newsletter (qui n’a pas la même cible). Dans les grandes entreprises, la newsletter peut être ”spammée” et il est nécessaire de donner son accord tacite pour l’inscription à cette dernière (voir l’article sur la RGPD). Le blog quand à lui, les contenus étant identiques est accessible depuis n’importe quel appareil, en temps moments et lieux. Ce sans inscription, avec le loisir pour chacun de consulter le contenu à sa convenance et à son rythme. La mise en place d’un blog peut se faire en intra-site internet existant ou de manière complètement séparée. Vous pouvez nommer des administrateurs aptes à le gérer, à publier des contenus et à en faire la maintenance. Tout cela avec des droits spécifiques pour chacun. Un technicien informatique pourra ainsi rédiger un tutoriel et le soumettre à sa hiérarchie pour publication avec comme mots clés/thématique >> tutoriel, télétravail, productivité, formation, … Quiconque ferait une recherche avec ces mots clés obtiendra ce tutoriel en résultat. Pour exemple, WordPress est un excellent outils pour le blogging.
Mise en oeuvre : simple et rapide dans la mesure ou l’administrateur possède quelques connaissances dans le déploiement de WordPress. Sa maintenance est simple à mettre en place et ne nécessite que peu de temps.
Expérience utilisateur : Simple et pratique. Dans le cas de WordPress, cette solution effraie souvent les gens éloignés du web et de sa technicité. En réalité 3 ou 4 heures d’autoformation suffisent à vous rendre autonome sur cette plateforme. Libre à l’administrateur par la suite de définir les rôles de chaque personne impliquée : rédacteur, correcteur, modérateur, administrateur …
MICROSOFT TEAMS (Offre payante Office 365)
Version web, desktop et application mobile
Microsoft Teams, est une des nombreuses applications disponible dans votre offre Office 365. Plateforme collaborative, cette application permet la création d’équipes , d’espaces de stockage dédiés et de fils de conversation attachés à ces équipes. De ce fait, chaque coéquipièr peut engager une discussion sur divers sujets, déposer des documents dans l’espace dédié à l’équipe (ou au projet). Les équipiers/collaborateurs peuvent modifier en simultané les documents et voir qui y travaille à l’instant T. Microsoft Teams intègre (RIP Skype) un système de visio conférence qui aura pour vocation de remplacer skype d’ici 2021). Teams, Microsoft oblige, intègre tous les outils bureautiques online de la suite : Word, Excel, Powerpoint, Onedrive, … De ce fait, plus de contraintes techniques, une connexion à internet suffit en plus de vos identifiants pour pouvoir collaborer et consulter l’ensemble de votre espace de travail/projets/tâches. Sur n’importe quels appareils.
Mise en oeuvre : là est le point négatif. L’outils est terriblement efficace. Il justifie donc ce coût pour votre entreprise. Peu complexe à mettre en place il est installé d’office (mauvais jeu de mot ;-)) lors de l’installation acquisition d’Office 365. Déployé pour une grande entreprise, votre direction des services informatiques inscrira et distribuera les divers accès aux utilisateurs.
Expérience utilisateur : Dire qu’elle est bonne serait prétentieux. L’expérience utilisateur est correcte mais l’interface mériterait une amélioration d’un point de vue ”ludique”. La prise en main est rapide pour qui utilise des outils collaboratifs régulièrement. Une prise en main accompagnée serait nécessaire le cas échéant.
Version web et application mobile. Solution payante basée sur le nombre d’utilisateurs mensuel.
Monday.com est à considérer comme un gestionnaire de projet.
Quelle que soit la plateforme d’utilisation, Monday.com vous permet de collaborer depuis n’importe où, de fixer des délais sur des tâches, d’être informé en temps réel sur l’avancement de vos projets/tâches et de garder un oeil sur sur la charge de travail globale.
C’est simple, des équipes, des tâches affectées et le suivi de celles-ci, des notifications d’avancement, du tracking de temps et d’activités… En plus de la gestion de projets, Monday.com propose l’intégration d’applications courantes telles que Linkedin, Facebook, Twitter, Dropbox, Slack, … et bien d’autres. Vous ne savez pas par où commencer avec votre nouveau projet ? Monday.com propose des modèle de gestion déjà pré-préparés. Ansin, quel que soit votre besoin (tâches quotidiennes des équipes, information dans l’entreprise, FAQ, comptes rendus de réunions, acceuil de nouveaux collaborateurs,…) vous gagnerez du temps en mise en place et en administration des tâches.
Mise en oeuvre : Simple, mais …. Choisissez votre formule et inscrivez-vous. Créez vos équipes par invitations mail et retrouvez immédiatement votre tableau de bord personnalisé et opérationnel : vos agendas et planning, tâches, …
Expérience utilisateur : Excellente dans la mesure où l’on a pris le temps d’intégrer le guide. L’interface ludique, graphique, est très agréable à utiliser mais doit être au préalable configurée à votre goùt/convenance. En effet, les informations de suivis de projets sont proposées sous forme de widgets que vous devrez choisir et configurer. A terme, l’ensemble est ultra cohérent et pratique. Les bonnes informations, au bon endroit et en temps réel. Une réussite.
Version web gratuite en services de bases. Solutions forfaitaires payante.
Pour faire simple, Doodle est un système online de planification de réunion. Vous créez une proposition de réunion avec ordre du jour pour la bonne information de tous et vous proposer une quantité de créneaux possibles pour cette réunion.
Obtenez le lien en direction de cette proposition de planification et transmettez le par mail aux personnes invitées pour qu’elles puissent y répondre. Chacun des invités mentionnera pour les créneaux proposés sa dispo ou son indisponibilité. Ainsi, le créneau ayant obtenu le plus de réponses positives sera choisi pour le déroulement de la réunion. Simple, rapide, efficace, évite l’envoi de mails croisés et les innombrables négociations entre participants…
Mise en oeuvre : Simple et très rapide. Quelques minutes suffisent à la création d’un compte et à la création d’un premier Doodle.
Expérience utilisateur : L’interface est simple et ludique. Seules les infos principales sont demandées. Plannifier quoi ?, les créneaux ?, l’ordre du jour de la réunion, … En 3 minutes le tour est joué !
Version web, desktop et mobile. Version gratuite jusqu’à 3 tableaux blancs.
Voyez MIRO comme un éditeur de carte mentale (heuristique) online et donc collaborative. La version gratuite offre 3 tableaux blancs modifiables et l’accès à certains templates pour démarrer plus facilement. L’ensemble paraît plus complet qu’une application de carte mentale. Dessin, écriture, insertion de pièces jointes, … L’ensemble des fonctions importantes sont présentes. Les versions payantes sont accessibles en fonction du nombre d’utilisateurs/mois.
Mise en oeuvre : Simple et très rapide. Une fois l’inscription faite, vous donnez quelques informations sur le type d’entreprise dont vous faites partie et envoyez les invitations aux collaborateurs. Ceci fait, l’application web, desktop ou mobile est accessible et vous démarrez immédiatement.
Expérience utilisateur : L’interface est simple et ludique. Comme beaucoup d’applications à ce jour, l’interface est pensée pour vous faciliter la tâche et rendre les choses efficaces, rapides et ludiques.
Version web, desktop et mobile. Pas de version gratuite. A partir de 2€/mois/utilisateurs mais déjà avec les fonctionnalités intéressantes.
TEAMMOOD est un outil très simple pour mesurer le bien être des collaborateurs. Idéal pendant cette période de confinement durant laquelle le télétravail n’est pas simple et indolore pour tout le monde… La chose sympa est l’anonymisation des réponses. Crainte première des répondants face aux méthodes managériales. En effet, à intervalle de votre choix, faites parvenir à vos équipes les questionnaires du jour ou de la semaine et récoltez les humeurs et les commentaires laissés. Créez vos équipes et les collaborateurs attachés, les membres de projets, les managers, … et mesurez de manière exhaustive le bien être (l’humeur) de chaque collaborateur. Parfait pour mettre en place des outils améliorant le bien être des collaborateurs. Important : abonnement mensuel et résiliable. idéal pour les temps de crise temporaires
Mise en oeuvre : Simple et rapide. Comme beaucoup d’application de ce type. Quelques minutes suffisent.
Expérience utilisateur : L’interface est très agréable et ne nécessite pas de guide de démarrage spécifique. Prise en main très agréable. Réception des données simple et segmentable.
Version web, desktop et mobile. Version gratuite illimité mais en capture 720P
LOOM est un outil très simple d’utilisation pour effectuer des captures vidéo et audio de votre écran (PC et appareils mobiles). L’outils vous évitera les trop longues explications textes en guise de tutoriel pour votre collaborateur… Il n’y a pas de point négatif à cette application ormis la limitation à 720p pour la version gratuite. Exemples de mise en application :
- un cours à faire avec présentation d’un Powerpoint ou de’autres documents.
- Présentation Powerpoint simple, conférence.
- Tutoriel vidéo
- …
Mise en oeuvre : Simple et rapide. Créez un compte, choisissez la version gratuite limitée à 720p en résolution, téléchargez l’application correspondant à votre matériel. A vous de jouer.
Expérience utilisateur : Poussée à sa plus simple expression. Installez l’application, vérifiez le fonctionnement de votre caméra et de votre micro et lancez vous !
Espérant que ce petit panel d’outils puisse couvrir l’ensemble de vos besoins. Il se veut simple et facile d’emploi, ludique et souvent gratuit. Et pour vous, le télétravail est votre seconde nature ?